Desde que descubrí la metodología Getting Things Done para estar mejor organizado he estado buscando la herramienta que mejor satisficiera mis necesidades y mis propias manías. La verdad es que he visto de todo, desde plug-ins para programas de correo que los adaptaban para ser más estrictos con la filosofía GTD, aplicaciones web, y por último, programas de escritorio para Windows y para Mac. A todos ellos le veía pegas o incomodidades, pero justamente el último que probé era justo lo que estaba buscando. Se trata de Things para Mac.

Things es rápido, se integra perfectamente con Mac OS X -es una aplicación Cocoa- y como todas las buenas aplicaciones para Mac, tiene una interfaz sencilla de usar y potente a la vez. Además de archivar las tareas que vas creando en proyectos o contextos -según la nomenclatura GTD-, podemos asignar tags o etiquetas a cada una, para definirlas mejor y poder filtrar fácilmente luego todas las cosas pendientes que tenemos que hacer. Parece complicado o poco útil pero no es ni lo uno ni lo otro,

Además, proporciona una combinación de teclas globales -que puedes ejecutar aunque el foco esté en otra aplicación- que muestra una ventana rápida para introducir una tarea, con lo que siempre que se te ocurra cualquier cosa, introducirla en tu bandeja de entrada es pan comido. Por si fuera poco, para la versión final de Things -ahora está en beta pública, aunque es totalmente estable- ofrecerán integración total con los nuevos elementos To-Do de Mail en Leopard e iCal, el programa de calendario que viene de serie en cada Mac. Y eso no es todo, porque a finales de junio lanzarán una versión de Things para iPhone, de forma que puedas tener tu lista de cosas que hacer encima en todo momento. Ya estoy salibando.

Os dejo con una video review de Things (debajo del texto de la entrada) de tagamac.com para que veáis realmente la comodidad que ofrece este programa. 

Sitio oficial: Things.

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El primer paso para ser más productivo y sacar más trabajo en el mismo tiempo es básico y obvio: organizarse. Antes de ponerte a trabajar tienes que tener claro en qué deberías trabajar, sino mal vamos. Para ser más productivo necesitas un lugar donde volcar todas tus ideas, tus tareas pendientes, las llamadas que tienes que hacer y los emails que tienes que enviar; y luego necesitas una metodología para procesar todo eso y hacerlo.

El sistema Getting Things Done, conocido también por las siglas GTD, es una metodología de gestión de acciones inventada por David Allen. El objetivo de este sistema es quitaros de la cabeza todo lo que tiene que ver con tareas que debes recordar hacer, o qué tienes que hacer a continuación. El sistema lo hace por ti, liberando tu mente de una carga importante y dándote tiempo para pensar en cosas más importantes. Si os interesa entrar al detalle existe un libro con el mismo título escrito por su creador que entra más al detalle, pero en este artículo os voy a dar la información suficiente para que empecéis a implantarlo en vuestra rutina diaria.

En la filosofía GTD, todo es una acción, y el sistema es tan simple como pasar todas las acciones que debemos hacer por un flujo determinado de decisiones de forma que ésta acabe en el lugar que le corresponde. Pero empecemos por el principio.

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De todas las excusas en que se escudan aquellos que nunca terminan ningún proyecto, la falta de tiempo –porque necesita ser invertido en otro aspecto de su vida más importante como estudios, trabajo, familia, etc.– es una de las más comunes. Cuando por falta de tiempo alguien cancela o deja de trabajar en un proyecto indefinidamente, no suele ser alguien demasiado serio (o con suficiente disciplina) como para desarrollar –y acabar– un proyecto en su tiempo libre. Que este fuera abandonado era cuestión de tiempo, y esta fue la primera excusa que apareció. Sin embargo, en la mayoría de los casos, cuando un emprendedor no se dedica a tiempo completo a desarrollar sus proyectos, siempre suele tener problemas para encontrar tiempo libre que dedicarle, por lo que estos proyectos, a menudo prometedores, suelen avanzar muy despacio. Personalmente es una situación que me molesta bastante y que me ha estado persiguiéndo desde hace tiempo.

En este artículo haré un repaso a distintas formas en las que una persona puede sacar tiempo para sus propios proyectos, la mayoría de ellos basados en mi propia experiencia, pues he probado casi de todo. Por supuesto cada persona es un caso distinto, pues tiene un horario de trabajo o estudios que debe respetar, una familia a su cargo u otras obligaciones y por tanto debe adaptarse a ellas. Yo discutiré aquellas cosas que he probado, con más o menos éxito, para dar ideas a quien pueda interesarle.

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